Una de estas cosas no es igual a la otra: poderes en las reuniones, votos escritos y voto electrónico

Por ejemplo, la participación de los miembros de las asociaciones comunitarias es necesaria anualmente, como mínimo, para elegir la Junta Directiva y para la ratificación del presupuesto anual del próximo año.

Hay muchos desafíos en torno a la votación de los miembros en las reuniones de la asociación, pero el más desafiante suele ser organizar la votación en persona de cientos, o incluso miles, de miembros. Puede ser prácticamente imposible encontrar un espacio que pueda acomodar a todos los miembros, si todos asistieran en persona. Por otro lado, algunas asociaciones tienen el problema inverso de no poder reunir suficiente participación de miembros para satisfacer los requisitos de quórum de las asociaciones.

Los poderes en las reuniones, las boletas escritas y la votación electrónica, si se usan adecuadamente, pueden ser herramientas valiosas para una asociación que busca fomentar la participación de los miembros en las reuniones anuales, además de brindar la opción de evitar las molestias y los costos de la votación en persona. Pero si se usan incorrectamente, pueden hacer exactamente lo contrario. Los malentendidos sobre el uso adecuado de estas herramientas pueden llevar a votaciones realizadas de manera inadecuada, lo que puede costarle tiempo y dinero a una asociación, además de erosionar la confianza de los miembros en la Junta Directiva. Una comprensión completa de las diferencias entre estas herramientas permite a una asociación hacer el mejor uso de su tiempo y recursos.

Lo primero es lo primero: la junta directiva debe determinar si la acción de los miembros debe llevarse a cabo en una reunión de miembros.o si la acción se llevará a cabo sin una reunión de miembros. Esta es una distinción extremadamente importante. Los poderes se pueden utilizar en reuniones de miembros celebradas en persona, virtualmente o cualquier combinación de ambas. Se podrán utilizar papeletas escritas y/o votación electrónica en lugar de las reuniones de miembros. Una asociación no puede celebrar simultáneamente una reunión en persona utilizando poderes y luego permitir que los miembros también voten mediante boletas escritas o votos electrónicos fuera de la reunión.

En pocas palabras, un poder es una herramienta que se utiliza más comúnmente para fines de votación EN una reunión cuando un miembro no puede asistir, y se debe utilizar una boleta escrita y/o una votación electrónica cuando la votación de los miembros se lleva a cabo SIN celebrar una reunión.

La única forma en que a un miembro se le permite votar en una reunión de membresía es si el miembro:

El concepto de apoderado es similar al de un poder; un miembro que tiene el poder de emitir un voto autoriza a otra persona a emitir ese voto por él. Pero ese simple concepto puede generar todo tipo de problemas cuando un proxy no está autorizado correctamente.

Hay tres cosas importantes que un miembro que quiera participar en una reunión de la asociación por poder debe hacer primero:

A falta de requisitos expresos según los documentos que rigen la asociación, existen dos formas seguras mediante las cuales un miembro puede designar adecuadamente a un apoderado:

Los cuatro tipos de proxy más comunes son:

En asuntos para los cuales el miembro utiliza un poder general, el miembro confía en el juicio del titular del poder para votar en el mejor interés del miembro sin indicarle al titular del poder cómo emitir el voto del miembro. En asuntos para los cuales el miembro utiliza un poder dirigido, el miembro confía en que el titular del poder votará de la manera que el miembro le indica en el poder. Es importante comprender que un poder es un acuerdo entre quien otorga el poder y el titular del poder; en consecuencia, la asociación no tiene responsabilidad de asegurarse de que el apoderado vote de acuerdo con las instrucciones del apoderado dirigido. En consecuencia, es muy importante que el miembro que otorga el poder nombre a un representante de confianza.

Nuevamente, independientemente del tipo de nombramiento, para que el poder sea efectivo, el poder designado debe asistir (ya sea en persona o virtualmente) a la reunión de la asociación y efectivamente emitir el voto (a menos que se designe un poder con quórum). Un poder NO es un voto en ausencia y no puede contarse como tal, incluso si es un poder dirigido, ya que no hay garantía de que el titular del poder emita el voto de acuerdo con las instrucciones del otorgante del poder.

Las boletas escritas y la votación electrónica son herramientas que las asociaciones pueden utilizar para obtener la aprobación de los miembros sin la necesidad de celebrar una reunión de miembros. Si una asociación decide que quiere utilizar boletas escritas o votación electrónica, es importante que la asociación comprenda que la boleta escrita o electrónica reemplazará y NO será adicional a una votación en una reunión de miembros.

Las boletas escritas generalmente se envían por correo postal o electrónico a todos los miembros votantes elegibles para que las completen y las devuelvan a la asociación en una fecha determinada. Una boleta escrita debe: (a) establecer cada acción propuesta, (b) brindar la oportunidad de votar a favor o en contra de cada acción propuesta, y (c) contener o solicitar información suficiente para identificar al miembro o al representante del miembro que presenta la boleta. . Las boletas escritas pueden devolverse a la Asociación por correo o transmisión electrónica, incluido el correo electrónico. Se puede utilizar la votación electrónica cuando un miembro ya ha designado una dirección de correo electrónico que se utilizará para las comunicaciones y negocios entre el miembro y la asociación. Una vez que un miembro haya designado dicha dirección de correo electrónico, la asociación puede proporcionarle una boleta electrónica o un aviso electrónico para que emita su voto a favor o en contra de cada acción propuesta mediante la boleta electrónica o mediante un sistema de votación electrónica. La asociación no puede exigir que la acción de los miembros se tome únicamente mediante votación electrónica a menos que cada miembro que tenga derecho a votar sobre la acción propuesta haya designado una dirección de correo electrónico que se utilizará para la comunicación y los negocios entre el miembro y la asociación. Todas las boletas escritas, avisos de votación electrónica o boletas electrónicas deben indicar una fecha límite antes de la cual la asociación debe recibir la boleta escrita o electrónica o el voto electrónico. La fecha límite de devolución debe ser idéntica tanto en la boleta escrita como en la información de la votación electrónica si se utiliza más de un método de votación.

Gran parte de la utilidad de estas dos herramientas es la amplia gama de acciones para las que pueden utilizarse. A menos que los documentos que rigen la asociación prohíban específicamente la votación mediante boleta escrita o votación electrónica, cualquier acción que se pueda tomar en una reunión de miembros se puede realizar fuera de una reunión mediante estas dos herramientas de votación.

Una vez que se transmite una boleta escrita o un voto electrónico a los miembros, la fecha límite de devolución no se puede cambiar. En consecuencia, si la Junta Directiva decide que quiere realizar una votación de los miembros mediante votación escrita o electrónica, debe elegir una fecha que crea que les brindará a los miembros tiempo suficiente para recibir, votar y devolver las boletas antes de la fecha límite. . Al igual que con una reunión de miembros, para que la acción sea legítima, es necesaria la misma cantidad de miembros que se requerirían para alcanzar el quórum en una reunión para participar en una votación de los miembros mediante votación escrita o votación electrónica.

Los poderes en las reuniones, las boletas escritas y la votación electrónica son herramientas útiles para una asociación que comprende completamente las diferencias y la mecánica de cada método. Cada una de estas herramientas de votación contiene sus propios matices que, si no se siguen adecuadamente, pueden resultar en trampas.

Sólo recuerde: los poderes en las reuniones no pueden coexistir con las boletas escritas y la votación electrónica: es una proposición de uno u otro. La consecuencia de una acción de asociación no autorizada tiene el potencial de exponer a una asociación a responsabilidad y/o invalidar la acción de la asociación, por lo que es fundamental que una asociación trabaje con su abogado para garantizar que cualquier método de votación de miembros seleccionado cumpla con los documentos rectores de la asociación y NC. Ley.